Kegiatan Evaluasi Tengah Tahun (ETT) diselenggarakan oleh Senat Mahasiswa Fakultas Ilmu Komputer (SMF-IK) UPN “Veteran” Jakarta. Rabu (10/07/2024) Kegiatan ini dihadiri oleh Bapak Prof Supriyanto selaku Dekan FIK, BEMF-IK, Himpunan Mahasiswa FIK dan Mahasiswa FIK.
Kegiatan ini dilaksanakan untuk mengevaluasi kinerja BEMF-IK dalam menjalankan setiap program kerjanya yang sudah terselenggara dalam kurun waktu 6 (enam) bulan. Kegiatan ini merupakan bagian dari program kerja SMF-IK dalam menjalankan tugasnya sebagai pengawasan dan sebagai wadah untuk menampung dan menyalurkan aspirasi mahasiswa. Kegiatan ETT ini dibagi menjadi beberapa departemen dan biro BEMF-IK. Kegiatan ini juga dilakukan beberapa pemaparan. Serta setelah pemaparan dilakukan tanya jawab yang terbuka bagi seluruh peserta yang hadir.
Pemaparan Pertama
Pada pemaparan pertama dilakukan oleh departemen eselon terkait keuangan, absensi, dan administrasi surat pada BEMF-IK. Adapun beberapa hal yang di bahas antara lain :
1. Keberatan tentang denda rapat dan dana kas
Terkait dana kas dan denda, BEMF-IK memiliki kebijakan untuk alasan yang valid dimana akan diberikan keringanan untuk setiap alasan yang jelas dan dapat diterima.
2. Sistem denda BEMF-IK
Terkait sistem denda, denda rapat dikenakan pada setiap anggota yang tidak menghadiri rapat dengan alasan yang tidak jelas, denda akan dikenakan sebesar Rp.25.000,00 untuk satu rapat yang ditinggalkan tanpa kejelasan dan dana denda akan dimasukkan ke dalam dana kas BEMF-IK.
3. Manajemen rapat
Terkait jadwal rapat, kepala departemen dan biro akan mendiskusikan tanggal rapat yang dibutuhkan, sehingga tidak ada jadwal rapat yang bentrok.
4. Absensi dan telat hadir
Pada awal periode sebagian anggota BEMF-IK membutuhkan waktu untuk beradaptasi dalam berorganisasi, akan tetapi dalam waktu sebulan terakhir, anggota BEMF-IK menunjukkan kemajuan dalam beradaptasi, dibuktikan pada setiap rapat sudah banyak anggota yang hadir dan tidak telat.
Pemaparan Kedua
Pada pemaparan kedua dilakukan oleh departemen Komunikasi dan Informasi terkait program kerja yang telah dilaksanakan dan sedang dijalankan. Adapun beberapa hal yang di bahas antara lain :
1. Kendala program kerja COPAS (Computer Plan From School)
Kendala pada COPAS yaitu pada proyektornya terdapat masalah pada hari H pada saat pemaparan dan sudah diatasi oleh panitia dan sekolah. Antisipasi kedepannya panitia akan melakukan pengecekan dengan lebih teliti.
2. Kendala program kerja Studi Banding
Kendala pada Studi Banding terdapat miskomunikasi pada koordinasi, karena lokasi yang jauh dan koordinasi secara langsung hanya dapat dilakukan pada hari h. Koordinasi selama ini dilakukan melalui dalam jaringan (online). Antisipasi kedepannya dilakukan pembagian tugas yang jelas.
3. Tindak lanjut program kerja FIK Mendengar
Terkait aspirasi yang masuk di FIK Mendengar akan disampaikan melalui FIK ARC. FIK Mendengar hanya wadah untuk menampung aspirasi.
Pemaparan Ketiga
Pada pemaparan ketiga dilakukan oleh departemen Sumber Daya Manusia terkait program kerja yang telah dilaksanakan dan sedang dijalankan. Adapun beberapa hal yang di bahas antara lain :
1. Sistem penilaian keaktifan kinerja BEMF-IK
Penilaian diambil dari keaktifan anggota BEMF-IK, seperti kehadiran rapat rutin, inisiatif dalam menjalankan pekerjaan. Apabila anggota tersebut berada di posisi bottom, maka akan ditegur. Posisi bottom bukan suatu masalah yang besar apabila anggota tersebut sudah melakukan pekerjaannya dengan benar.
2. Kendala kontrol internal
Untuk anggota yang sudah ditegur dan tidak ada perubahan maka akan ditindak lanjuti oleh departemen PSDM berupa pemberian sanksi. Anggota dapat mengisi kegiatan inisiatif yang telah dilakukan melalui formulir yang akan disediakan oleh departemen PSDM menjelang waktu assembly. Kurangnya ingatan anggota PSDM untuk mengisi poin inisiatif dalam program kerja seringkali menyebabkan kendala. Oleh karena itu, penting bagi semua anggota untuk mengisi formulir ini agar nilai inisiatif dapat terpantau dengan baik.
3. VPO program kerja FIKFAIR mengundurkan diri
Konsep seleksi VPO dilakukan dengan wawancara terkait tema yang akan diusulkan, Pengumuman VPO digabung dengan pengumuman panitia. Namun VPO memilih mundur karena sudah banyak kegiatan yang dilakukan. SMF-IK menyarankan agar pengumuman VPO dilakukan secara terpisah dengan panitia, hal tersebut guna menghindari kejadian yang sama terulang.
Pemaparan Keempat
Pada pemaparan keempat dilakukan oleh departemen Kajian Strategis terkait program kerja yang telah dilaksanakan dan sedang dijalankan. Adapun beberapa hal yang di bahas antara lain :
1. Koordinasi, konsolidasi dan propaganda dengan Himpunan Mahasiswa
Terkait koordinasi sudah dilakukan pembuatan group konsolidasi internal dan eksternal, serta sudah melakukan penyebaran broadcast. Untuk propaganda akan dikaitkan dengan program kerja KOMIK dan mengaitkan propaganda dengan pendapat mahasiswa yang masuk. Contohnya dengan membuat video propaganda lalu disebarkan komik bersamaan dengan video itu release.
2. Kendala program kerja KOMIK (Kolom Opini Mahasiswa FIK)
Terkait kurangnya partisipasi mahasiswa dapat diatasi dengan menyebarkan broadcast ke masing-masing grup angkatan dan adanya konsolidasi yang menyebarkan penyadaran politik pada KEMA.
Pemaparan Kelima
Pada pemaparan kelima dilakukan oleh departemen Sosial Masyarakat terkait program kerja yang telah dilaksanakan dan sedang dijalankan. Adapun beberapa hal yang di bahas antara lain :
1. Inovasi donasi menggunakan QR
Terkait donasi berencana melakukan inovasi melalui QR, akan tetapi baru bisa berjalan secara efektif saat waktu perkuliahan dimulai.
2. Target uang duka
Kita akan menyalurkan sumbangan uang duka yang diperoleh dari para penyumbang. Besaran sumbangan tidak memiliki target yang ditetapkan, melainkan bergantung pada sumbangan yang diberikan oleh para penyumbang pada saat itu.
3. Transparansi terkait penyaluran donasi
Terkait penyaluran donasi masih belum dilaksanakan, dikarenakan dari departemen Sosial dan Masyarakat belum ada transparansinya. SMF-IK menyarankan agar transparansi adanya transparansi sebagai bukti kepada KEMA bahwa penyaluran dari BEMF-IK telah dilakukan.
Pemaparan Keenam
Pada pemaparan keenam dilakukan oleh biro Ekonomi Kreatif terkait program kerja yang telah dilaksanakan dan sedang dijalankan.
Pemaparan Ketujuh
Pada pemaparan ketujuh dilakukan oleh departemen Advokasi dan Kesejahteraan Mahasiswa terkait program kerja yang telah dilaksanakan dan sedang dijalankan.
1. Progress PPKS dari pihak Universitas
Terkait progress satuan petugas PPKS masih dalam proses pemilihan, masih belum ada input anggota terbaru, anggota PPKS terdiri dari perwakilan dosen dan perwakilan mahasiswa, namun dari pihak universitas tidak ada permintaan terkait perwakilan dari FIK untuk calon satgas PPKS
Pemaparan Kedelapan
Pada pemaparan kedelapan dilakukan oleh departemen Pemberdaya Prestasi Mahasiswa terkait program kerja yang telah dilaksanakan dan sedang dijalankan. Adapun beberapa hal yang di bahas antara lain :
1. Funmatch dari program FIK CLUB
Terkait funmatch valoran dan mobile legend diadakan guna mempersiapkan pendaftaran tim untuk sportavest. Untuk sport offline difokuskan pada olahraga futsal difokuskan dengan latihan untuk persiapan turnamen yang akan diikuti.
2. Perlombaan futsal pada slashcom
Parameter keberhasilan lomba futsal pada slashcom yaitu pendaftaran dilakukan oleh 5 universitas yang berbeda, namun terdapat kendala dimana peserta yang mendaftar dari lingkup UPN saja.
3. Parameter keberhasilan pada slashcom
Dalam mengadakan lomba slashcom, ditetapkan beberapa parameter keberhasilan berdasarkan pengalaman dari tahun lalu, dimana lima universitas berbeda ikut berpartisipasi. Sebagai acuan minimal, lima tim dari universitas yang berbeda akan dimasukkan ke dalam kategori nasional. Walaupun parameter sama dengan tahun lalu, slashcom berhasil mengalami peningkatan partisipan dengan jumlah peserta sebanyak 7 hingga 12 tim.
4. Parameter keberhasilan program kerja FIK CLUB
Terkait program kerja FIK CLUB, BEMF-IK telah mengusahakan agar FIK CLUB diminati oleh KEMA FIK melalui penyesuaian jadwal KEMA. Meskipun berbagai cara telah dicoba, FIK CLUB tidak mengalami kenaikan peminatan. Untuk solusi kedepannya, BEMF-IK akan mencoba mendorong pada angkatan 2024 agar tertarik pada FIK CLUB. Saran agar program kerja ini diberikan parameter keberhasilan untuk memantau apakah program kerja ini sudah berjalan secara efektif atau belum.
Evaluasi yang di selenggarakan rutin tiap enam bulanan ini diharapkan dapat menjadi dasar untuk perbaikan kinerja BEMF-IK ke depan dan meningkatkan partisipasi serta kepercayaan mahasiswa terhadap program kerja yang dijalankan.